Представьте ситуацию: новый работник приносит трудовую книжку, и на развороте после последней записи об увольнении осталась одна пустая строка. Как поступить? Вписать новую запись в эту строку, даже если она остается единственной, или перевернуть страницу и начать с нового разворота? Многие считают, что записи должны следовать строго одна за другой, и именно из-за этого возникают трудности, пишет канал "Юридический навигатор: от прав к решениям".
Тем не менее, пропуск строки в трудовой книжке не только разрешен, но и свидетельствует о аккуратности. Законы, регулирующие эту сферу, дают право не следовать устаревшим мифам. Важнейший документ, определяющий порядок ведения трудовых книжек, — это Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Этот приказ четко формулирует правила ведения записей и лишен упоминаний о запрете на пропуск строк.
Что говорит закон?
При обращении к Пункту 3 Приложения № 2 Приказа можно выявить четкие требования к ведению записей:
«Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений...»
Из этого четко следует: никаких указаний на необходимость заполнения всех строк без пробелов нет. Это заблуждение лишь осталась в сознании некоторых кадровиков с советских времен.
Нормы пропуска строк
Пропуск строки может быть не только позволительным, но и оправданным по ряду причин:
- Неудобное расположение: Если пустая строка находится внизу страницы, гораздо логичнее и эстетичнее начать запись на новом развороте.
- Предотвращение ошибок: Вписывая важную информацию в оставшуюся строку, можно допустить ошибки из-за спешки, тогда как новая страница обеспечит аккуратность.
- Эстетика: Запись на чистом развороте всегда выглядит опрятнее и удобнее для чтения через годы.
На практике, если запись осуществлена аккуратно и без ошибок, она будет действительной, даже если сделана в единственной оставшейся строке. Одна из основных целей трудовой книжки — видимость и легкость чтения, что и должно быть обеспечено.
Частые ошибки, которых стоит избегать
Некоторые моменты могут привести к недействительности записи. Рассмотрим основные ошибки:
- Сокращения: Избегайте сокращений, таких как «пр.» вместо «приказ».
- Нечитаемый почерк: Записи должны быть четкими, чтобы не возникало недопонимания.
- Исправления: Если ошиблись, не зачеркивайте. Это лучше исправлять новой записью под другим номером.
- Несоответствие приказу: Должности и структурные подразделения в трудовой книжке должны точно совпадать с документами.
Таким образом, требования к ведению трудовых книжек не так строги, как может показаться. Важно соблюдать нормы и исключать ошибки, тогда документ станет надежным источником информации о трудовом стаже.
